Informatyzacja w wydaniu urzędów administracji publicznej

Wracam do tematu raportów. Dziś przyjrzę się wynikom z raportu ,,Badanie wpływu informatyzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2011 roku” udostępnionego na stronach Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji (zobacz tutaj). Krzysiek T. wysłał mi kiedyś link do tego raportu z komentarzem ,,też ciekawy raport”. Zobaczymy.

 

Moje pierwsze wrażenie jest takie, że raport, opublikowany w formie prezentacji jest nudny jak flaki z olejem. Ponad 180 stron z podobnymi do siebie tabelkami w których każde pytanie do ankietowanych pracowników administracji jest rozbijane na te same zmienne a tabelki czasami tylko opatrzone są krótkim komentarzem.

Pierwszą rzeczą, która mnie rozbawiła było hasło na ostatniej stronie ,,Badania nas inspirują”. Ech. Mam nadzieje, że ten raport był prezentowany przez jakiegoś wyjątkowo charyzmatycznego człowieka.

Niemniej na tych 189 stronach znaleźć można sporo interesujących informacji.

Poniżej pokażę rodzynki.

 

Jednym z pytań było jakie zmiany zaobserwowano po zastosowaniu technologii teleinformatycznych. Najbardziej zauważalna rzecz to wzrost obciążenia pracą.

Paradoksalne prawda? Jakie to technologie instalują w tych urzędach skoro zamiast pomagać zwiększają ilość pracy?

Kolejny interesujący element to ,,wzrost innowacyjności pracowników”. Strach myśleć co oznacza większa innowacyjność urzędników a tym bardziej jak może ją stymulować system teleinformatyczny.

Co ciekawe (nieznacznie) więcej osób uważa, że wdrożony system zwiększył a nie zmniejszył koszt obsługi klienta i zwiększył a nie zmniejszył liczbę dokumentów w postaci papierowej. Brzmi nieprawdopodobnie.

 

Kolejne pytanie dotyczyło planów w zakresie obsługi informatycznej. Zdecydowana większość ankietowanych nie miała sprecyzowanych planów. Z wyjątkiem może ankietowanych z  urzędów marszałkowskich, którzy planowali często zatrudnić nowe osoby i/lub zlecić część prac podmiotom zewnętrznym.

 

 

Bardzo zastanawiające są też odpowiedzi na pytanie o podwójny obieg dokumentów.

W 90% przypadkach podwójny obieg dokumentów występuje bardzo często lub często. Po co jest ten wdrożony system teleinformatyczny? Ok, być może jest to wymóg aktualnego prawa. Ale czy to ma sens?

 

 

Na stronie 126 zaprezentowano jakie usługi można wykonać z użyciem systemu teleinformatycznego. Dwie dominujące odpowiedzi to: usługa nie jest świadczona drogą elektroniczną, lub istnieje możliwość pobrania formularza wyłącznie do utworzenia dokumentu papierowego.

 

Ostatni rodzynek dotyczy obserwacji, które można wysnuć z przedstawionych wyników, pomimo iż te zagadnienia nie były celem zainteresowania badaczy. Tak więc badanie było anonimowe, rozesłano formularze z prośbą o wypełnienie i zwrot. ,,Poziom zwrotności” (zabawne sformułowanie) określa jaki procent urzędów odpowiedziało. Co interesujące najrzadziej odpowiadały ministerstwa i urzędy podległe ministerstwom. Odpowiadano ponad dwukrotnie rzadziej niż z urzędów wojewódzkich czy miast na prawach powiatu (czyli duże miasta).

Dlaczego zaangażowanie w ministerstwach było najniższe? Pozostawiam to pytanie na piątkowe dyskusje.

 

11 myśli na temat “Informatyzacja w wydaniu urzędów administracji publicznej”

  1. “Paradoksalne prawda? Jakie to technologie instalują w tych urzędach skoro zamiast pomagać zwiększają ilość pracy?”

    Ano takie, że urzędnicy nie ufają programowi i wszystko, co liczy im program – liczą też ręcznie. Później, czy to sprawozdanie miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne, śpią spokojniej, bo mają statystyki w zeszytach. Nie chcę mówić, jaki to typ urzędu (program specyficzny, przygotowany pod ten typ urzędu; jak jest gdzie indziej – nie wiem), ale w skali kraju to tysiące urzędników, którzy liczą m.in. statystyki załatwionych spraw ręcznie, bo program “źle sumuje” albo dane “znikają” tuż przed okresem sprawozdawczym. Z tego, co wiem, to problemy nie wynikają z niewyszkolenia urzędników, co z tego, że program jest bez przerwy poprawiany (łącznie ze strukturą bazy danych).

  2. “Zdecydowana większość ankietowanych nie miała sprecyzowanych planów. Z wyjątkiem może ankietowanych z urzędów marszałkowskich, którzy planowali często zatrudnić nowe osoby i/lub zlecić część prac podmiotom zewnętrznym.”

    Warto zauważyć, że dla urzędów marszałkowskich n=8, więc przy wielkości prób pozostałych trzech typów badanych urzędów, tych 50% wiele nie znaczy.

  3. “Dlaczego zaangażowanie w ministerstwach było najniższe?” – pewnie dlatego, że badanie było realizowane na zlecenie jednego z ministerstw. Kiedy do urzędu gminy przychodzi prośba z ministerstwa (albo przychodzą socjologowie z glejtem z ministerstwa), to wszyscy stają na baczność, żeby wykonać zadanie. Kiedy przychodzi się do innego ministerstwa to już nie ma tej wertykalnej relacji, która dyscyplinuje, więc i chęć do współpracy mniejsza (pewnie trzeba byłoby mieć glejty od poszczególnych ministrów).

  4. Po doświadczeniach z wymeldowywaniem się nie dziwi mnie wzrost ilości dokumentów papierowych jak również obciążenia pracą. Pan najpierw kazał wypełnić papierek, następnie jego zawartość mozolnie wklepał w komputer (jakby nie dało się tego od razy zrobić?), po czym wydrukował dwa kolejne papierki, z czego jeden trafił się mnie a drugi poszedł do akt. Wydaje mi się, że zamiast zastąpić papierkologię zastosowano komputery jako dodatkowy etap.

  5. Nie ma co się dziwić, miałem przygodę z Urzędem Statystycznym i wiem jak tam ludzie pracują (nie wszyscy ale większość). Po prostu w ten sposób mają pracę a system informatyczny tylko pozwala na jeszcze “jedno sprawdzenie”.

    1. :->
      Myślę, że trzeba się dziwić często i głośno.
      W tej samej prezentacji jest informacja ile kosztuje informatyzacja urzędów.
      Sporo.
      Jaki jest sens płacić z podatków za generowanie dodatkowej pracy dla urzędników?
      Czy nie jest bardziej opłacalne pozostawienie tylko papierowej wersji bo w naszej rzeczywistości przy obecnym prawie to najsensowniejsze rozwiązanie? Czy też to byłby wstyd więc lepiej dopłacać by być w czołówce technologicznej :->
      Czy naprawdę główny zysk z informatyzacji polega na tym, że na stornach są dostępne elektroniczne wersje formularzy do wydrukowania? Może jest jakiś inny, nie uchwycony przez ankietę.

      To oczywiście nie jest wina wyłącznie urzędników, wyłącznie systemów informatycznych czy wyłącznie polskiego prawa. Nie mniej bez nacisku ze strony obywateli nie ma co oczekiwać, że coś się zmieni na lepsze.
      :->

  6. @smarterpoland

    Robert Solow, noblista z ekonomii, powiedział kiedyś, że erę komputerową da się dostrzec wszędzie poza statystykami produktywności.

    Pewnie sporo w tym racji.

    Na pytanie “po co informatyzacja?” widzę cztery warte rozważenia odpowiedzi:
    – żeby uprościć i przyspieszyć kontakty z klientami i załatwianie ich spraw;
    – żeby ułatwić urzędnikom zarządzanie informacją;
    – żeby ułatwić nadzór nad pracą urzędników (nie tyle społeczeństwu, co wyższym instancjom w urzędniczej strukturze).
    – “bo tak i już” (odpowiedź zakładająca całkowitą bezrefleksyjność na zasadzie “musimy dążyć do zachodnich standardów”).

    Generalnie ułożyłem te odpowiedzi malejąco zaczynając od tej, do której władze najchętniej by się odwoływały, gdyby ktoś zapytał “po co?”. Nie jestem jednak przekonany, że ta hierarchia ze sfery deklaracji utrzymałaby się gdyby udało się jakoś zbadać wagę realnych powodów :]

    1. @WW być może ułożyłbym inną listę, ale pewnie podobną, szczegóły nie są istotne, ważne wystartować od odpowiedzi na pytanie po co nam informatyzacja.
      Tak by później sprawdzić czy udało się planowane cele zrealizować.
      I z tej listy która wymieniłeś to odhaczyć jako ,,zrealizowane” mógłbym co najwyżej pozycję czwartą.

      Nieszczęściem informatyzacji które widziałem jest to, że nie upraszczają one procesów, ale ,,wzbogacają”.

      Btw: z tą wersja papierową to żartowałem. Wszystko powinno być mierzalne i dane z tych pomiarów powinny być otwarte. Chcemy otwartego państwa! :-)

  7. @smarterpoland:
    Coś z tym “naciskiem ze strony obywateli” trafiłeś jak kulą w płot (tak mawiała moja matematyczka, nie tylko do mnie zresztą…). Urzędnicy to też obywatele. Twórcy programów też. Społeczeństwo, w ogromnej swej masie, jest niegotowe na racjonalne użycie nowoczesnych technologii (nie tylko informatycznych). Te technologie, używane tam, gdzie je wykreowano i gdzie ciągle powstają, są “organiczną” częścią rozwoju tamtejszych “struktur” społecznych. Powstawały i powstają oraz są używane, wraz z pojawianiem się potrzeb takich właśnie technologii, niejako w odpowiedzi na te potrzeby, aby im sprostać, i wraz z edukacją, technologiczną świadomością, stosowna kulturą itd, itp.
    U nas te technologie i ich “użytek” (?) są trochę jak kwiatek do kożucha. Nie wynikają z istnienia ich potrzeby. Pojawiły się jak “Deus ex machina”. Nie są wytworem tegoż społeczeństwa, ani nie wynikają w większości z jego potrzeb. To trochę tak jak z demokracją u nas. Jak nie jest potrzebna (a nie jest, bo demokracja jest potrzebna tylko wobec uświadomienia sobie różnorodności wyborów), to stoi gdzieś w “garażu”, rdzewieje i tylko od święta wyciągamy ją, aby odkurzyć i pokazać gościom. Bo do wbijania gwoździ w ścianę skomplikowanych urządzeń nie potrzeba. (Min. rolnictwa Sawicki powiedział przecież, że te całe kontrole higieniczne w gospodarstwach, wymagane przez UE, to tylko zawracanie głowy…). Dlaczego z technologią informatyczną miałoby być u nas inaczej niż z pogłowiem?

    1. @mw Nie uważam aby urzędnicy czy twórcy oprogramowania bronili stwierdzenia, że informatyzacja spełnia postawione jej cele. Ze jest poprawnie przeprowadzona. Podejrzewam że każda z tych grup stwierdziłaby, że da się to zrobić lepiej, ale nie wyszło i winę zrzuci na inna grupę.

      Bo to co ja widzę na tych wykresach to, że coś nie wyszło. Coś nie zadziałało. Pracy przybywa zamiast ubywać. Procesy są coraz bardziej skomplikowane zamiast być coraz prostsze. Papierków jest więcej zamiast mniej (czy to ma sens, czy ktokolwiek uważa że informatyzacja powinna zwiększyć ilość papierkowej roboty?).

      Może więc warto krytycznie spojrzeć na to co nie wyszło i zastanowić się co można poprawić?
      W każdym razie stanowisko ,,tak właśnie jest i tak musi być bo urzędnicy, bo informatycy, bo prawo” mnie się nie podoba.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code class="" title="" data-url=""> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong> <pre class="" title="" data-url=""> <span class="" title="" data-url="">